Căn cứ Điểm a Khoản 2 Điều 20 Thông tư 37/2010/TT-BCA ngày 12/10/2010 quy định: "Trường hợp mất một phần tài liệu trong hồ sơ gốc của xe (giấy khai đăng ký, giấy đăng ký xe thu hồi (đã cắt góc), hồ sơ cải tạo xe, giấy khai sang tên di chuyển, chứng từ chuyển nhượng xe, chứng từ lệ phí trước bạ do chủ xe tự quản lý)", thì thủ tục gồm:

1. Chủ xe làm công văn hoặc đơn trình báo mất;
2. Kiểm tra đối chiếu giấy tờ của chủ xe theo quy định;
3. Cơ quan Công an nơi tiếp nhận hồ sơ đăng ký phải niêm yết công khai xe có số máy số khung, nhãn hiệu, loại xe bị mất hồ sơ tại trụ sở cơ quan. Sau 15 ngày, không có khiếu nại, tố cáo thì giải quyết đăng ký sang tên.

Theo quy định nêu trên thì không bắt buộc phải có xác nhận của Công an phường/xã trong công văn hoặc đơn trình báo.